Persondatapolitik

1. Introduktion
Denne politik om behandling af personoplysninger beskriver, hvorledes Vesterbro Retshjælp (herefter “VR”, “os”, “vores”, “vi”) behandler dine personoplysninger, og angiver klart og tydeligt dine rettigheder. Vi anerkender, at beskyttelse af personoplysninger er en vedvarende proces, og er derfor forpligtet til at beskytte fortroligheden, integriteten og tilgængeligheden af vores kunders, leverandørers, samarbejdspartneres, rådgivers og vores ansattes personoplysninger. For at leve op til denne forpligtelse vil vi fra tid til anden opdatere denne persondatapolitik i forlængelse af, at vi tilrettelægger nye behandlingsaktiviteter og vedtager nye retningslinjer.

2. Oversigt
Persondatapolitikken indeholder følgende:

  • Vores kontaktoplysninger
  • Dine rettigheder
  • Retten til at trække samtykke tilbage
  • Kontakt og klager
  • Behandlingssikkerheden
  • Ændringer i denne persondatapolitik

Derudover gør vores persondatapolitik rede for følgende punkter ved hvert behandlingsforhold. Bemærk, at for så vidt, at der er nogle punkter der ikke fremgår, så er disse ikke relevante for behandlingsforholdet:

  • Kategorier af personoplysninger
  • Modtagere eller kategorier af modtagere
  • Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
  • Formålene og retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger, herunder legitime interesser
  • Hvor dine personoplysninger stammer fra
  • Pligtmæssige personoplysninger
  • Automatiske afgørelser, herunder profilering
  • Opbevaring af dine personoplysninger

3. Vores kontaktoplysninger
VR har kontor i DK-1758. VR har udpeget en intern persondatajurist i tilfælde af, at du har spørgsmål eller bekymringer til VRs behandling af personoplysninger samt praksis. VRs oplysninger er som følger:

Vesterbro Retshjælp
Lyrskovgade 4, 1758
DK-1758 København V
CVR: 35628142
T: +45 6161 7841
info@vesterbro-retshjaelp.dk

4. Kontakt pr. mail.
Når du kontakter os pr. mail, behandler vi de personoplysninger du fremsender.

4.1. Kategorier af personoplysninger
Alt efter, hvilke personoplysninger du sender pr. mail, vil vi regelmæssigt behandle dit navn, din e-mailadresse, dit telefonnummer, den givne brødtekst, evt. titel, og evt. vedhæftninger.

4.2. Modtagere eller kategorier af modtagere
Vi videresender ikke dine personoplysninger til andre.

4.3. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
Vi overfører ikke dine personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer.

4.4. Formålene og retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger, herunder legitime interesser
Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål: besvarelse af din henvendelse. Behandlingen sker på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og databeskyttelsesloven § 6, stk. 1 vedr. en legitim interesse. Vores interesse i at behandle dine personoplysninger består i at besvare din henvendelse.

4.5. Hvor dine personoplysninger stammer fra
Dine personoplysninger stammer fra dig i forlængelse af, at du sender os en mail.

4.6. Opbevaring af dine personoplysninger
Opbevaring finder sted, så længe personoplysningerne er nødvendige til at opnå formålet med behandlingen, eller hvis vi er omfattet af lovgivning, som tilpligter os at opbevare personoplysningerne. Vi opbevarer dine personoplysninger i seks (6) måneder fra det tidspunkt vi har modtaget din mail.

5. Kontakt pr. telefon
Når du kontakter os via. telefon, behandler vi dine personoplysninger.

5.1. Kategorier af personoplysninger
Vi behandler dit telefonnummer, når du kontakter os pr. telefon og evt. dit navn samt brødtekst, hvis du sender os en sms. Vi kan ligeledes behandle en talemeddelelse via vores telefonsvarer.

5.2. Modtagere eller kategorier af modtagere
Vi videresender ikke dine personoplysninger til andre.

5.3. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
Vi overfører ikke dine personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer.

5.4. Formålene og retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger, herunder legitime interesser
Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål: besvarelse af din henvendelse. Behandlingen sker på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og databeskyttelsesloven § 6, stk. 1 vedr. en legitim interesse. Vores interesse i at behandle dine personoplysninger består i at besvare din henvendelse.  

5.5. Hvor dine personoplysninger stammer fra
Dine personoplysninger stammer fra dig i forlængelse af, at du kontakter os pr. telefon.  

5.6. Opbevaring af dine personoplysninger
Opbevaring finder sted, så længe personoplysningerne er nødvendige til at opnå formålet med behandlingen, eller hvis vi er omfattet af lovgivning, som tilpligter os at opbevare dem. Vi opbevarer dine personoplysninger i seks (6) måneder fra det tidspunkt vi har modtaget din henvendelse.

6. Rådgivning
VR er en anonym retshjælp, hvilket betyder, at vi ikke behandler dine personoplysninger i forlængelse af, at vi yder fysisk rådgivning. Vi opbevarer derfor hverken dine kontaktoplysninger, eller dokumenter du medbringer mv.

7. Rekruttering og ansættelse af frivillige rådgivere
Når du ansøger om at blive frivillig rådgiver i VR, behandler vi dine personoplysninger.

7.1. Kategorier af personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger i forlængelse af rekruttering og mulig ansættelse. Vi behandler følgende personoplysninger: dit navn, din e-mailadresse, dit telefonnummer, dine karakterudskrifter og evt. din titel.

7.2. Modtagere eller kategorier af modtagere
Vi videresender ikke dine personoplysninger til andre.

7.3. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
Vi overfører ikke dine personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer.

7.4. Formålene og retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger, herunder legitime interesser
Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål: ansættelse af nye rådgiver. Behandlingen sker på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b og databeskyttelsesloven § 7, stk. 2 vedr. en arbejdsretlig forpligtelse.

7.5. Hvor dine personoplysninger stammer fra
Dine personoplysninger stammer fra dig i forlængelse af du sender os de nødvendige personoplysninger.

7.6. Pligtmæssige personoplysninger
De personoplysninger vi kræver i forlængelse af rekruttering og mulig ansættelse er pligtmæssige, da vi ellers ikke vil kunne behandle din ansøgning. Såfremt du ikke sender de ønskede personoplysninger, vil vi afvise din ansøgning og bede dig om at sende en ny.

7.7. Opbevaring af dine personoplysninger
Opbevaring finder sted, så længe personoplysningerne er nødvendige til at opnå formålet med behandlingen, eller hvis vi er omfattet af lovgivning, som tilpligter os at opbevare dem. Vi opbevarer dine personoplysninger i seks (6) måneder fra det tidspunkt vi har modtaget din ansøgning. Såfremt du bliver ansat som rådgiver hos VR, opbevarer vi dine personoplysninger i fem (5) år efter ansættelsesophør.

8. Rekruttering og ansættelse af medarbejdere
Når du søger som medarbejderi VR behandler vi dine personoplysninger.

8.1. Kategorier af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger, når du søger som medarbejder i VR: dit navn, din e-mailadresse, dit telefonnummer, din adresse, postnummer, by og land, dine karakterudskrifter, CPR-nummer og din titel. Hvis du bliver ansat, behandler vi ligeledes registrerings- og kontonummer.

8.2. Modtagere eller kategorier af modtagere
Vi videregiver dine personoplysninger til en samarbejdspartner, der varetager udbetaling af din løn mv.

8.3. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
Vi overfører ikke dine personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer.

8.4. Formålene og retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger, herunder legitime interesser
Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål: ansættelse af nye medarbejdere. Behandlingen sker på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b og databeskyttelsesloven § 7, stk. 2 vedr. en arbejdsretlig forpligtelse samt § 11, stk. 4 jf. § 7, stk. 2, vedr. behandling af CPR-nummer.

8.5. Hvor dine personoplysninger stammer fra
Dine personoplysninger stammer fra dig i forlængelse af du sender os de nødvendige personoplysninger.

8.6. Pligtmæssige personoplysninger
De personoplysninger vi kræver i forlængelse af rekruttering og mulig ansættelse er pligtmæssige, da vi ellers ikke vil kunne behandle din ansøgning og mulig ansættelse. Såfremt du ikke sender de ønskede personoplysninger, vil vi afvise din ansøgning og bede dig om at sende en ny.

8.7. Opbevaring af dine personoplysninger
Opbevaring finder sted, så længe personoplysningerne er nødvendige til at opnå formålet med behandlingen eller hvis vi er omfattet af lovgivning, som tilpligter os at opbevare dem. Vi opbevarer dine personoplysninger i seks (6) måneder fra det tidspunkt vi har modtaget din ansøgning. Såfremt du bliver ansat som medarbejder hos VR, opbevarer vi dine personoplysninger i fem (5) år fra ansættelsesophør.

9. Dine rettigheder
Efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du følgende rettigheder:

9.1. Ret til indsigt. Du har ret til at se de personoplysninger, vi behandler om dig, og få en række oplysninger om behandlingen samt modtage en kopi af dine personoplysninger.

9.2. Ret til berigtigelse. Du har ret til at få rettet urigtige/forkerte personoplysninger om dig.

9.3. Ret til sletning. Du har som udgangspunkt ret til at få slettet dine personoplysninger, hvis én af en række betingelser, der nævnes i databeskyttelsesforordningen, er opfyldt.

9.4. Ret til begrænsning af behandling. Du har ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, hvis én af en række betingelser, der nævnes i databeskyttelsesforordningen, er opfyldt.

9.5. Ret til dataportabilitet. Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger og til at anmode om, at personoplysningerne overføres fra én dataansvarlig til en anden, hvis én af en række betingelser, der nævnes i databeskyttelsesforordningen, er opfyldt.

9.6. Ret til indsigelse. Du har ret til at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine personoplysninger, hvis én af en række betingelser, der nævnes i databeskyttelsesforordningen, er opfyldt.

9.7. Du har ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse udelukkende baseret på automatisk behandling, herunder profilering, hvis én af en række betingelser, der nævnes i databeskyttelsesforordningen, er opfyldt.

10. Retten til at trække samtykke tilbage
Hvis behandling er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, og artikel 9, stk. 2, litra a, har du ret til at trække dit samtykke tilbage på ethvert tidspunkt, uden at dette berører lovligheden af behandlingen.

11. Kontakt og klager
Ønsker du at anvende en af dine rettigheder eller klage over vores behandling af personoplysninger, bedes du sende en e-mail til info@vesterbro-retshjaelp.dk. Vi vil behandle anmodningen/klagen og vende tilbage hurtigst muligt.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet i forhold til dine rettigheder og over VRs behandling af dine personoplysninger. For yderligere oplysninger om, hvordan du klager til Datatilsynet henvises til Datatilsynets hjemmeside på www.datatilsynet.dk.

12. Behandlingssikkerheden
Vi beskytter dine personoplysninger ved at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til risikoen. Vi uddanner ligeledes vores rådgivere og ansatte i databeskyttelse samt grundlæggende principper for håndtering af oplysninger.

13. Ændringer i denne persondatapolitik
Vi anerkender, at gennemsigtighed er et løbende ansvar. Vi vil derfor løbende gennemgå og opdatere denne persondatapolitik.

Referencer:
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=DA.

Databeskyttelsesloven, lov nr. 502 af 23/05/2018 Gældende, lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven). https://www.retsinformation.dk/Forms/r0710.aspx?id=201319.